Tietosuojaseloste

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n rekisteri- ja tietosuojaseloste

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry. noudattaa tietosuoja-asioissaan ja rekisterien käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Tietosuojaselosteen pääkohdat:

  1. Rekisterinpitäjä
  2. Rekisteröidyt
  3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
  4. Rekisteriin tallennettavat henkilö- ja muut tiedot
  5. Rekisteröidyn oikeudet
  6. Säännönmukaiset tietolähteet
  7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
  8. Käsittelyn kesto
  9. Henkilötietojen käsittelijät
  10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
  11. Tietoturva
  12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
  13. Yhteydenotto
  14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

1. Rekisterinpitäjä

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry (y-tunnus 0921800-6)
Yhteystiedot:
Juustilankatu 4 C 13
53300 Lappeenranta
puh. 050 5444 163
sähköposti: nsrajannuoret@gmail.com

2. Rekisteröidyt

Rekistereissä käsitellään asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, jäsenien, työntekijöiden, luottamushenkilöiden, yhteistyökumppaneiden sekä vapaaehtoiseksi, kilpailuihin ja arvontoihin sekä tapahtumiin ilmoittautuneiden tai osallistuneiden henkilötietoja.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden tai muiden niihin verrattavien suhteiden sekä niistä johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden hoitaminen; Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden suunnittelun, toteutuksen, ylläpidon ja edelleen kehittämisen mahdollistaminen sekä lisäarvon luominen Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:lle asiakas- ja sidosryhmäyhteydenpito; markkinointitoimenpiteiden suorittaminen; sekä mielipide- ja markkinointitutkimus.

Henkilötietoja käsitellään vain Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n omien sääntöjen sallimissa rekistereissä yhdistyksen toiminnan sujuvuuden mahdollistamiseksi.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilö- ja muut tiedot

Rekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

  • koko nimi ja yhteystiedot (esim. postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä maa)
  • yksilöintitiedot (esim. sukupuoli ja syntymävuosi)
  • asiakkuuden ja sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (esim. asiakasnumero, asiakasryhmä, äidinkieli, uutiskirjeen lähetysmuoto ja -aika, lahjoitus- ja maksutiedot, laskutustiedot, pankkitilitiedot sekä asiointia koskevat muut tarpeelliset tiedot)
  • tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
  • laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (kuten www-sivuston osoitteet, laitetunnus, MACosoite, laitteistomalli, käyttöjärjestelmä sekä IP-osoite) sekä
  • muut Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n järjestämien tapahtumien, kampanjoiden, luottamushenkilötoiminnan, vapaaehtoistoiminnan ja tukemisen asianmukaisen ja onnistuneen järjestämisen sekä niihin osallistumisen kannalta tarpeelliset tiedot.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostilla osoitteeseen nsrajannuoret@gmail.com tai kirjallisesti osoitteeseen: Nuorisoseura Rajan Nuoret ry, Juustilankatu 4 C 13, 53300 Lappeenranta.

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkastaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset, puutteelliset ja/tai vanhentuneet tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:käsittelee poistopyynnön, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä tai ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että henkilötietoja käsiteltäessä rikotaan lakia tai voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kiistanalaisten tietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerättävät henkilötiedot ovat pääasiassa rekisteröidyn itsensä Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:lle antamia tietoja tai verkkosivuston käytöstä muodostettuja tietoja. Tietoja saadaan rekisteröidyltä mm. www lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista tai vastaavista tilaisuuksista ja muista tilanteista joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry kerää henkilötietoja suoraan esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:

  • Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n verkkosivustoa käytettäessä;
  • uutiskirjettä tai muuta materiaalia tilattaessa;
  • palautetta annettaessa tai muutoin Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n yhteydessä oltaessa;
  • Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n asiakaskyselyihin vastattaessa;
  • ilmoittauduttaessa ja osallistuttaessa Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n järjestämään toimintaan, tapahtumiin, kampanjoihin, vapaaehtoistoimintaan ja tukemiseen; sekä
  • osallistuttaessa Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n järjestämiin kilpailuihin ja arvontoihin.

Mikäli rekisteriin annetaan muita kuin rekisteröityä itseään koskevia tietoja, tulee tiedonantajan vakuuttaa, että hänellä on oikeus tällaisten tietojen ilmoittamiseen.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n ulkopuolelle. Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla tai mikäli Nuorisoseura Rajan Nuoret ry katsoo muutoin harkintansa perusteella olevan perusteltu syy tietojen luovuttamiseen.

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n valtuuttamat henkilöt voivat käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Tarvittaessa henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kolmannelle osapuolelle kuten tilitoimistolle.

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry on antanut jäsenrekisterinsä ylläpidon kattojärjestönsä Suomen Nuorisoseurat ry:n tehtäväksi.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

11. Tietoturva

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry pyrkii kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja esimerkiksi luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, väärinkäytökseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta tai muulta laittomalta käsittelyltä.

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry rajoittaa henkilötietoja käsittelevien henkilöiden piiriä niin, että tietoihin pääsevät käsiksi vain Nuorisoseura Rajan Nuoret ry:n toimijat, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja. Sähköiset rekisterit ja niihin tallennetut tiedot on suojattu yksilöllisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle sekä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. Yhteydenotto

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä ensi sijassa sähköpostitse osoitteeseen nsrajannuoret@gmail.com tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry
Jusstilankatu 4 C 13
53300 Lappeenranta
puh. 050 5444 163
sähköposti: nsrajannuoret@gmail.com

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Nuorisoseura Rajan Nuoret ry suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.